Responsabilités et fonctionnement

Le président-directeur général de la société a délégué le rôle de responsable de la protection de la vie privée (ci-après « RPV ») au vice-président des ressources humaines, conformément à la loi. Un comité a été créé en janvier 2023 afin de soutenir le RPV et de suivre nos engagements en matière de protection de la vie privée. Le comité se réunira au moins deux fois par an, voire plus souvent si nécessaire. Ce comité est composé du vice-président ou d’un employé de son choix pour chacun des secteurs clés suivants : ressources humaines, informatique, finances et affaires juridiques.

Collecte de renseignements personnels

Nous nous engageons à ne collecter que les informations personnelles nécessaires à la réalisation de nos activités. Nous informerons nos employés et collaborateurs des finalités pour lesquelles nous collectons ces informations personnelles et leur demanderons leur consentement, lorsque cela est nécessaire, pour les utiliser ou les partager.

Divulgation de renseignements personnels

Nous ne divulguerons des informations personnelles à des tiers qu’après avoir obtenu le consentement de la personne concernée.

Conservation et élimination des renseignements personnels

Les renseignements personnels doivent être conservés dans des systèmes et des classeurs sécurisés à accès contrôlé. L’accès est limité à un nombre restreint d’employés qui ont absolument besoin de ces renseignements pour accomplir leur travail. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires seront éliminés selon un processus révisé chaque année par le comité.

Gestion des incidents

Le responsable du traitement est chargé de prendre toutes les mesures nécessaires lorsqu’un incident de sécurité lié à des informations personnelles se produit. Il doit également tenir un registre des incidents qui comprend :

– la date de l’incident et les circonstances qui l’ont entouré ;

– la date à laquelle l’entreprise a pris connaissance de l’incident ;

– l’identité de la personne qui a mené l’enquête ;

– les renseignements personnels concernés ;

– le degré de sensibilité des renseignements concernés ;

– le nombre ou le nombre estimé de personnes touchées ;

– les mesures prises pour réduire les dommages ;

– la date à laquelle l’avis a été envoyé à la Commission d’accès à l’information du Québec et aux personnes concernées ; et

– les raisons pour lesquelles l’entreprise n’a pas divulgué l’incident, le cas échéant.

Responsabilité

Le PO produira un rapport à l’intention du conseil d’administration de la société sur les activités du comité.

Accès aux renseignements personnels et processus de plainte

Tous les employés et partenaires ont le droit de demander l’accès aux informations personnelles que nous détenons et de les faire corriger s’ils les jugent inexactes. Vous pouvez également déposer une plainte si vous estimez que vos informations personnelles ne sont pas traitées ou conservées correctement. Le responsable de la protection de la vie privée est chargé de traiter avec soin toutes les plaintes. Veuillez adresser votre demande ou votre plainte au responsable de la protection de la vie privée.